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Verwaltungsfachangestellte

Du bist sorgfältig, gewissenhaft und zuverlässig, legst viel Wert auf Sicherheit und Vorhersehbarkeit und hast Lust auf einen Bürojob? Dann könnte eine Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten etwas für dich sein. Als Verwaltungsfachangestellte*r hast du ein sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst in einer Behörde oder bei großen Organisationen wie der IHK, der Handwerkskammer oder der Kirche. Du beantwortest zum Beispiel Mails und Briefe oder berätst Bürger*innen am Telefon. Du bereitest Sitzungen vor und führst Protokoll, erstellst Listen, bearbeitest die Auszahlung von Gehältern oder bestellst Büromaterial. Immer wieder geht es dabei auch um Gesetze, Regeln und Vorschriften, mit denen du dich in diesem Beruf gut auskennen musst.

Dauer:

3 Jahre

Einstiegsgehalt (brutto):

ca. 3.000 €

Ausbildungstyp:

Duale Berufsausbildung

Empfohlener Schulabschluss:

Realschulabschluss oder Abitur

Das machst du in deiner Ausbildung

Du lernst die Struktur deiner Behörde oder Organisation kennen und erfährst, welche Abteilung für welche Angelegenheiten zuständig ist.
Du lernst den Umgang mit den Computerprogrammen, die in deiner Behörde oder Organisation verwendet werden.
Du befasst dich mit Vorschriften und Gesetzen.
Du lernst Methoden der Büroorganisation kennen.
Du wirkst an der Erstellung von Plänen und Listen mit.
Du hilfst bei der Vorbereitung von Sitzungen und Meetings mit.
Du erfährst, wie du Bürger*innen richtig berätst.

Was musst du mitbringen?

Fit in Wirtschaft & Recht 90%

Fit in Mathe 75%

Fit in Deutsch 100%

Fit in Politik & Sozialkunde 70%

Stuzubi Berufetest

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Was erwartet dich in dem Job als Verwaltungsfachangestellte*r?

In diesem Beruf bist du Bürokraft in einer Behörde oder einer Organisation. Du kümmerst dich um alle anfallenden Verwaltungsarbeiten: Du beantwortest beispielsweise E-Mails und Briefe oder leitest sie weiter, bestellst Büromaterial, veranlasst Zahlungen, versendest Zahlungserinnerungen, organisierst Dienstreisen, indem du Züge, Flüge und Hotels heraussuchst und buchst, und überwachst Termine.

Je nach Einsatzfeld berätst du auch Bürger*innen oder Mitglieder deiner Organisation per Mail oder am Telefon. Du bereitest Sitzungen vor, indem du die Teilnehmer*innen einlädst, sie über die Tagesordnung informierst und eventuell einen Raum für die Veranstaltung buchst. Es kann auch sein, dass du bei den Sitzungen, die häufig abends stattfinden, mit dabei bist und Protokoll führst. In der Regel arbeitest du als Verwaltungsfachangestellte*r aber nur zu den normalen Bürozeiten.

Der Hauptteil deines Jobs besteht in Tätigkeiten am Computer. Du telefonierst aber auch immer wieder mal. Je nach Einsatzgebiet bekommst du außerdem tiefe Einblicke in politische Vorgänge und Zusammenhänge: Zum Beispiel bist du in der kommunalen Verwaltung live mit dabei, wenn im Gemeinderat über politische Themen diskutiert, abgestimmt und so Vorschriften beschlossen werden, die später für alle gelten.

Arbeitsorte

Büros
Konferenzräume und Sitzungssäle
Teilweise Homeoffice möglich

Nützliche Skills

Als Verwaltungsfachangestellte*r musst du sorgfältig und gewissenhaft sein und sehr exakt arbeiten können. Passieren in der Verwaltung von Behörden und Organisationen Fehler, kann das für Bürger*innen und auch für deine Kolleginnen und Kollegen sehr unangenehme Folgen haben. Du brauchst Organisationstalent, um den reibungslosen Ablauf des Büroalltags zu gewährleisten. Für deine kaufmännischen Aufgaben ist ein gewisses Zahlenverständnis hilfreich.

Du musst dich mündlich und schriftlich gut ausdrücken, können, denn Verwaltungsprozesse sind häufig sehr kompliziert. Du erklärst Bürger*innen zum Beispiel, was mit den verschiedenen Vorschriften gemeint ist, und wie sie sich verhalten sollen. Dabei hast du oft auch mit juristischen Texten zu tun, auf die du dich einlassen und die du verstehen musst. Außerdem musst du dich über Änderungen von Gesetzen und Vorschriften laufend auf dem aktuellen Stand halten. Hier ist Lernbereitschaft gefragt.

Ebenfalls wichtig: Unter Umständen bist du als Verwaltungsfachangestellte*r bei nichtöffentlichen Sitzungen von politischen Gremien dabei oder bekommst andere vertrauliche Informationen. Hilfreich ist es in diesem Beruf deshalb, wenn du Geheimnisse gut für dich behalten kannst. Denn in diesen Fällen bist du zur Verschwiegenheit verpflichtet. Mehr zum Arbeitsalltag in der öffentlichen Verwaltung erfährst du in unserem Erfahrungsbericht Ausbildung mit Fachabi beim Bundeswirtschaftsministerium.

Spezialisierungsmöglichkeiten in der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Branchen & Einsatzfelder

Wo du dich als Verwaltungsfachangestellte*r bewerben kannst, hängt von der Spezialisierung deiner Ausbildung ab: Je nachdem arbeitest du in der Bundesverwaltung, der Landesverwaltung, der kommunalen Verwaltung, der Kirchenverwaltung oder bei IHKs und Handwerkskammern. Innerhalb dieser Ebenen kannst du in unterschiedlichen Ämtern und Abteilungen eingesetzt werden.

Hier kannst du tätig werden:

Weiterbildungsmöglichkeiten nach der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Auch Verwaltungsfachangestellte können sich weiterbilden, um anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen, die einen Aufstieg in eine höhere Entgeltgruppe und damit mehr Einkommen bedeuten.

Weiterbildungen für Verwaltungsfachangestellte: