Ausbildung für Veranstaltungskaufleute

Du hast Lust, Events und Veranstaltungen mitzugestalten? Stuzubi bietet eine Ausbildung für Veranstaltungskaufleute an. Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wie der Arbeitsalltag für Veranstaltungskaufleute aussieht, verrät dir unser Beitrag.

In der Veranstaltungsbranche zu arbeiten bedeutet: Es ist immer was los, du erlebst viel und lernst jede Menge Leute kennen. Vor Langeweile und Routine musst du dich nicht fürchten. Aber: Du musst dich auf flexible Arbeitszeiten mit Einsätzen auch am Abend oder am Wochenende einstellen, und auch wenn es hektisch wird einen kühlen Kopf bewahren.

Bei Michelle Mutua klingelt der Wecker zum Beispiel etwa zwölfmal im Jahr auch samstags um 6.30 Uhr. Sie erwacht dann in einem Hotelzimmer in einer anderen Stadt irgendwo in Deutschland. Die 31-Jährige leitet die Messeorganisation der Stuzubi Studien- und Ausbildungsmesse, die bundesweit an 15 Standorten stattfindet.

Nach dem Frühstück wird sie sich zusammen mit ihrem Team auf den Weg zu einer Messehalle machen und ab 9 Uhr die ersten Aussteller begrüßen – ab 10 Uhr wird die Location voller Schüler*innen sein, die eine Ausbildung oder ein Studium suchen. „Das gehört zu den Highlights in meinem Job, wenn das Event, das man sich ausgedacht hat, wirklich stattfindet und die Menschen Schlange stehen, um zu kommen“, schwärmt sie.

Quereinstieg: Theaterwissenschaften studieren und im Eventmanagement arbeiten

Wie Michelle in die Veranstaltungsbranche kam? „Eigentlich habe ich Theaterwissenschaften an der LMU in München studiert (Ludwig- Maximilians-Universität, Anm. d. Red.)“, verrät sie. Bei einem Praktikum bei den Münchner Kammerspielen habe sie jedoch gemerkt: „Die Arbeit am Theater ist einfach nicht das richtige für mich.“ Ihr neuer Plan: ein Wechsel ihres Schwerpunkts hin zum Kulturmanagement. Denn auch das ist mit einem Abschluss in Theaterwissenschaften möglich.

Nach ihrem Bachelor wollte sie ursprünglich ein Masterstudium in diesem Bereich anschließen. Die Voraussetzung für das Studium war ein halbjähriges Praktikum, das Michelle bei einem Münchner Festivalveranstalter absolvierte. Statt sich erneut an der Uni einzuschreiben, unterschrieb sie jedoch einen unbefristeten Arbeitsvertrag – und übernahm nach ihrem ersten Jobwechsel bei Stuzubi eine Führungsposition.

Bürojob & Event-Einsätze: eine gute Mischung

Ein erfolgreicher Quereinstieg wie bei Michelle ist in der Veranstaltungsbranche nichts Ungewöhnliches. Auch Sina Riegger hat ursprünglich einen anderen Beruf gelernt: Sie absolvierte eine Ausbildung zur Hotelfachfrau in einem 5-Sterne-Hotel im Allgäu. „Wir hatten dort aber auch immer große Events“, erzählt die 26-Jährige, die seit Anfang 2024 bei Stuzubi in der Messeorganisation arbeitet.

Schon in der Ausbildung habe sie sich auf den Veranstaltungsbereich spezialisiert: „Das hat mir einfach Spaß gemacht.“ An ihre Berufsausbildung schloss sie deshalb eine Weiterbildung zur Hotelbetriebswirtin mit der Vertiefung Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions an, eine Branchenspezialisierung im Eventbereich, die unter der Abkürzung MICE bekannt ist.

Wie Michelle genießt es auch Sina, auf den Events vor Ort das Ergebnis ihrer langfristigen Planungsarbeit zu sehen. In ihrem Beruf habe sie einerseits einen Bürojob mit geregelten Arbeitszeiten und erlebe andererseits auf den Veranstaltungen jede Menge Eindrücke und Abwechslung: „Das ist finde ich eine gute Kombination, die auch mit dem Privatleben problemlos vereinbar ist.“

Die schönsten Momente in ihrem Job seien die positiven Feedbacks, die sie immer wieder von Messebesucher*innen und Ausstellenden erhalte. „Was alles an Planung hinter so einem Event steckt, wissen aber viele gar nicht“, erklärt sie. Von der Veranstaltungslocation über die Beschilderung, den Strom- und Internetanschluss oder die Einhaltung der Brandschutzvorschriften: Als Eventmanagerin kümmert sich Sina um alles, was anfällt. „Je besser man die Veranstaltung im Vorfeld plant, desto reibungsloser läuft sie später ab“, sagt sie.

Entscheidungsstärke & Kommunikationsfähigkeit: Was Eventmanager*innen brauchen

Allerdings lasse sich nicht alles, was rund um das Event stattfinde, vorher planen. Von der unangekündigten Demo bis zum Stromausfall: Mit Überraschungen sei grundsätzlich immer zu rechnen. In diesen Fällen sei es nötig, schnell zu reagieren. „In dem Beruf ist Entscheidungsbereitschaft wichtig“, betont Sina.

Um als Eventmanager*in erfolgreich zu sein, sei außerdem die Fähigkeit zu kommunizieren und Durchsetzungsstärke gefragt. Einmal habe der Caterer auf einer Messe beispielsweise nur 300 Essen geliefert, obwohl sie 500 Portionen bestellt habe, erzählt Sina: „Ich habe dem Lieferanten verdeutlicht, dass die vereinbarte Menge eingehalten werden muss.“ Ihr Einsatz lohnte sich: Gemüse und Reis wurden nachgekauft und am Ende wurden alle satt.

Die Ausbildung für Veranstaltungskaufleute soll digitaler werden

Doch Events finden heutzutage nicht mehr nur vor Ort statt. Durch die Coronapandemie 2020 erfuhr die Branche einen Digitalisierungsschub, der bis heute anhält. Hybride und digitale Veranstaltungsformate sollten in die Ausbildungsordnung für Veranstaltungskaufleute und weitere Fachkräfte im Eventbereich mit aufgenommen werden, forderte daher Randell Greenlee vom Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik e.V. in der Fachzeitschrift Event Partner. Allerdings sei der „staatliche Weg kein schneller“, räumt er ein.

Umso mehr sind hier die Betriebe gefragt, Mitarbeiter*innen und natürlich auch Auszubildende für Berufe wie Veranstaltungskaufmann/-frau oder Veranstaltungstechiker*in intensiv in der Praxis zu schulen. Auch bei Stuzubi gehört die Betreuung digitaler Formate inzwischen zum Arbeitsalltag. Die Mitarbeiter*innen der Messeorga gestalten zum Beispiel den Ablauf der Online-Messe Stuzubi Digital, die zweimal jährlich stattfindet. „Wir können dabei auch viele eigene Ideen einbringen“, sagt Michelle. Beim Layout des Screens arbeite sie zum Beispiel mit der Grafik zusammen, oder gebe Anregungen für neue technische Funktionen der IT-Plattform vystem, auf der die Messe läuft, an die Programmierer weiter: „Wir sind mit allen Abteilungen im Austausch.“

Die messefreie Zeit von April bis August verbringen die Mitarbeiterinnen des Orga-Teams im Büro oder im Homeoffice – denn zweimal wöchentlich ist bei Stuzubi das Arbeiten von zuhause aus möglich. In diesen Monaten werden unter anderem Pläne für die Platzierung der Messestände in den jeweiligen Locations erstellt und mit Behörden wie den Ordnungsämtern abgestimmt, Mietpreise für Messehallen ausgehandelt oder Angebote von externen Dienstleistern eingeholt, zum Beispiel für das Catering für die Aussteller.

Eine Verschnaufpause bieten die Monate ohne Messen deshalb nur bedingt. „In dem Job muss man immer multitaskingfähig sein und bekommt oft viele verschiedene Anfragen aus allen Abteilungen“, sagt Michelle. Auch Leonie räumt ein: „An der Hochschule war alles absehbar, Marketing kam in der Marketingvorlesung, das wusste man.“ Im Betrieb sei nun gefordert, spontan auf Themen und Probleme reagieren zu können und Lösungen zu finden: „Das ist manchmal schon eine Herausforderung.“ Den Kontakt zu ihren Kolleginnen und Kolleginnen genieße sie sehr, betont Michelle: „Unser Teamspirit ist super.“ Hin und wieder sei es in ihrem Job aber auch wichtig, einmal Nein sagen zu können, wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig ein einen herangetragen würden.

Doch wie kannst du als Schüler*in herausfinden, ob Jobs für Veranstaltungskaufleute zu dir passen? „Praktika machen und in die verschiedenen Bereiche der Veranstaltungsbranche reinschnuppern“, rät Sina. Weitere Tipps gibt Eugenia Getz, Personalverantwortliche bei Stuzubi, im Interview.

Drei Fragen an Eugenia Getz zur Ausbildung für Veranstaltungskaufleute

Eugenia Getz leitet die Personalabteilung bei Stuzubi. Das Unternehmen bietet im kommenden Jahr wieder einen Ausbildungsplatz für Veranstaltungskaufleute an.

Gibt es bestimmte Persönlichkeitstypen, die man in der Veranstaltungsbranche besonders häufig antrifft? Oder auch Leute, die für einen Job im Eventbereich gar nicht geeignet sind?

Eugenia Getz: Vom Typus her sollte man einerseits schon diszipliniert sein und gut organisieren können, andererseits aber auch extrovertiert sein und durchsetzungsstark, das braucht man in dem Beruf. Wichtig ist auch, dass es einem Spaß macht, auf Veranstaltungen zu gehen. Man verbringt in dem Job viel Zeit auf Events, auch abends und am Wochenende, also sollte man das mögen. Da ist Flexibilität gefragt. Mit einer von nine to five-Mentalität funktioniert das eher nicht.

Die Leiterin der Messeorganisation bei Stuzubi ist über einen Quereinstieg an ihren Job gekommen. Was spricht dafür, sich für eine Ausbildung für Veranstaltungskaufleute zu bewerben?

Eugenia Getz: Die Veranstaltungsbranche ist sehr abwechslungsreich und vielseitig. Man muss immer wieder neue Lösungen und Ideen finden, dafür braucht man unterschiedliche Fähigkeiten. Deshalb ist es gut, wenn nicht alles aus einer Schublade kommt und es auch viele Quereinsteiger*innen gibt. Der große Vorteil der Ausbildung für Veranstaltungskaufleute ist aber, dass man sofort einen Fuß in die Praxis bekommt.

Dabei kann man das Wissen aus der Berufsschule direkt anwenden. Dort gibt es neben den Veranstaltungsfächern zum Beispiel Unterricht in Betriebswirtschaft, Controlling und Rechnungswesen. Außerdem spielt das Thema Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsbranche und auch an der Berufsschule eine immer größere Rolle. Bei uns im Betrieb werden die auszubildenden Veranstaltungskaufleute alle Abteilungen durchlaufen und können ihr Wissen in der Praxis ausprobieren. Wenn sie nach zweieinhalb Jahren ihren Abschluss machen, haben sie wirklich eine solide Basis, um in dem Job erfolgreich zu arbeiten.

Du suchst gerade Bewerber*innen für den Ausbildungsplatz zum/ zur Veranstaltungskauffrau/-kaufmann, den Stuzubi im kommenden Jahr zum ersten Mal anbietet. Welche Argumente motivieren dich dazu, jemanden zum Vorstellungsgespräch einzuladen?

Eugenia Getz: Wichtig ist mir vor allem, dass sich jemand mit uns auseinandergesetzt und sich Gedanken darüber gemacht hat, was Stuzubi ausmacht und warum sie oder er gut zu uns passt. Außerdem lade ich Leute ein, wenn ich neugierig auf die Persönlichkeit werde und jemanden kennenlernen möchte. Bei Auszubildenden kann das zum Beispiel auch ein spannendes Hobby oder ein außergewöhnliches Ehrenamt sein. Solche Dinge sind mir genauso wichtig wie gute Noten oder manchmal sogar wichtiger. Dabei kann die Bewerbung durchaus kreativ sein, das kann ein klassisches Bewerbungsschreiben sein, oder ein Eins A Lebenslauf, oder auch ein Bewerbungsvideo, ich bin da völlig offen.

Werde Azubi bei Stuzubi

Zum Ausbildungsstart im September 2025 bietet Stuzubi eine Ausbildung für Veranstaltungskaufleute an.

Mehr dazu unter Jobs bei Stuzubi.

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Weitere Berufsbilder findest du im Stuzubi Ratgeber unter Berufe von A bis Z.

_{*Monatliche Brutto-Gehälter im Median, Quelle: Entgeltatlas der Arbeitsagentur}

Die richtige Ausbildung finden auf der Studien- und Ausbildungsmesse Stuzubi

Du bist noch auf der Suche nach dem richtigen Ausbildungsberuf? Auf der Berufsorientierungsmesse Stuzubi kannst du Studiengänge und Berufsausbildungen aller Fachrichtungen kennenlernen.