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Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement (Bürokauffrau/-kaufmann)
Kaufleute für Büromanagement – auch Bürokaufleute oder Kaufmann für Büromanagement bzw. Kauffrau für Büromanagement genannt – kümmern sich um alle organisatorischen Abläufe im Büro. Als Bürokaufmann oder Bürokauffrau kommunizierst du viel, per Mail und auch telefonisch, teilweise auch in Englisch. Du sorgst dafür, dass Termine eingehalten und Rechnungen bezahlt werden. Du bist dafür verantwortlich, dass ausreichend Büromaterial vorhanden ist, pflegst Datenbanken und achtest durch eine sorgfältige Ablage darauf, dass alle Infos und Dokumente auffindbar sind. Dein Arbeitsplatz ist der Schreibtisch. Von dort aus behältst du den Überblick und bist Ansprechpartner*in für Kollegen und Kolleginnen aus allen Abteilungen.
Dauer:
3 Jahre
Einstiegsgehalt (brutto):
ab ca. 2.500 €
Ausbildungstyp:
Duale Berufsausbildung
Mittlerer Abschluss oder Abitur
Berufe von A-Z: Ausbildungsberuf Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement
Das machst du in deiner Ausbildung zum/zur Bürokauffrau
- Du liest und beantwortest E-Mails und Briefe, unter Umständen auch in Englisch, oder leitest sie an den/die zuständige*n Sachbearbeiter*in weiter.
- Du schreibst am PC Briefe, die du dann per Mail oder Post verschickst.
- Du erstellst Präsentationen.
- Du bestellst Büromaterial und holst dazu Angebote ein, um Preise zu vergleichen.
- Du gibst am Rechner Daten in Datenbanken ein.
- Du bereitest Meetings vor, zum Beispiel indem du Konferenzräume im Unternehmen reservierst und für Getränke sorgst.
- Du bereitest Dienstreisen vor, indem du zum Beispiel Züge und Hotels buchst, und erstellst Reisekostenabrechnungen.
- Du arbeitest in der Buchhaltung mit und bereitest zum Beispiel die Zahlung von Rechnungen vor.
Was musst du mitbringen?
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Was erwartet dich in dem Job als Bürokaufmann oder Bürokauffrau?
Der Beruf Kauffrau für Büromanagement oder Kaufmann für Büromanagement ist ein kaufmännisch-verwaltender Beruf. Bürokaufleute kommunizieren aber auch viel, sowohl mündlich am Telefon oder direkt mit Kolleginnen und Kollegen im Büro, als auch schriftlich, vor allem per E-Mail. Du stimmst dich mit Mitarbeiter*innen, Kunden und Lieferanten ab und sorgst so für einen reibungslosen Ablauf.
Zahlen, Daten & Kommunikation
Du hast aber auch viel mit Zahlen und Daten zu tun, zum Beispiel in der Buchhaltung oder bei der Pflege von Datenbanken. Immer wieder wechseln Phasen, in denen du konzentriert für dich allein am Schreibtisch arbeitest, mit Zeiten ab, in denen du dich mit anderen austauschst. Das schafft einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag, erfordert aber auch die Fähigkeit, sich schnell umstellen zu können und den Überblick zu behalten. Mehr zum Berufsbild Bürokauffrau findest du im Erfahrungsbericht von Elif Aldemir.
Arbeitsorte
- Büros
- Empfangsbereiche
- Behörden
- Verwaltungsbereiche von Organisationen jeder Art
Nützliche Skills
Als Kaufmann für Büromanagement oder Kauffrau für Büromanagement brauchst du vor allem Organisationstalent. Du musst Abläufe planen können, Termine zuverlässig im Auge behalten und sorgfältig arbeiten – denn Leichtsinnsfehler zu beheben kostet dich unter Umständen viel Zeit, die du nicht immer hast. Du musst dich schriftlich und mündlich gut ausdrücken und Dinge erklären können, auch in Englisch. Dabei solltest du auch fit in Rechtschreibung sein, denn fehlerhafte E-Mails, zum Beispiel an Kunden, schaden dem Image deiner Firma.
Wirtschaft, Mathe & ein gutes Outfit
Ein Sinn für wirtschaftliche Zusammenhänge ist von Vorteil, denn du holst Angebote von Lieferanten ein und wählst geeignete Anbieter aus. Du solltest auch mit Zahlen zurechtkommen, musst aber kein Mathematik-Genie sein – mathematisches Grundverständnis reicht aus. Vor allem wenn du am Empfang oder mit Kunden arbeitest, solltest du außerdem auf ein gepflegtes Äußeres achten.
Branchen & Einsatzfelder
Kaufleute für Büromanagement können überall dort arbeiten, wo es Büros gibt. Die Einsatzmöglichkeiten sind deshalb sehr vielfältig.
Hier können Kaufleute für Büromanagement tätig werden:
- Unternehmen aller Branchen
- Behörden
- Vereine, Verbände, Stiftungen
- Gründung eines eigenen Unternehmens (z.B. Büroservice)
Eingesetzt werden Bürokaufleute dabei in ganz unterschiedlichen Abteilungen wie:
- Sekretariat
- Buchhaltung
- Empfang
- Personalwesen
- Vertrieb
Weiterbildungsmöglichkeiten nach der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement / zur Kauffrau für Büromanagement
Nach deiner Ausbildung zum Bürokaufmann oder zur Bürokauffrau kannst du dich entweder über Zusatzqualifikationen auf bestimmte Teilbereiche spezialisieren oder dich mit einer Weiterbildung für anspruchsvollere Berufe qualifizieren.
Fortbildungen und Spezialisierungsmöglichkeiten (Auswahl):
- Bürokommunikation und Bürotechnik
- Buchhaltung, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling
- Personalwesen
- Marketing, Vertrieb, Werbung, PR
- Öffentliche Verwaltung
Weiterbildungen für Bürokaufleute:
- Fachwirt*in (z.B. für die Fachrichtungen Wirtschaft, Verwaltung oder Personal)
- Betriebswirtin (als Weiterbildung an Fachschulen, z.B. mit der Ausrichtung auf Bilanzbuchhaltung oder Personalwesen)
- Ausbilder*in
- Verschiedene Management-Studiengänge
- BWL-Studium
Weitere Berufsbilder kannst du in der Rubrik Berufe von A bis Z und auf dem Stuzubi YouTube Kanal kennenlernen.