Für Unternehmen, die Kaufleute für Büromanagement ausbilden, gilt zum Ausbildungsjahr 2025 eine modernisierte Ausbildungsverordnung. Was das für die Rekrutierung von Auszubildenden und die für die Ausbildung verantwortlichen Personaler*innen bedeutet, erklärt Jakob Schmachtel von der Ausbildungsberatung der IHK Berlin.
Warum wurde die Ausbildung für Kaufleute für Büromanagement modernisiert?
Zum 1. August 2025 tritt für den Beruf Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement eine neue Ausbildungsverordnung in Kraft. So neu ist die modernisierte Berufsausbildung aber eigentlich gar nicht. Die zentralen Veränderungen des Berufsbilds haben bereits 2014 stattgefunden, sagt IHK-Ausbildungsberater Schmachtel.
Denn damals wurden drei Ausbildungsberufe zusammengeführt: Aus den
- Kaufleuten für Bürokommunikation,
- Fachangestellten für Bürokommunikation
- und Bürokaufleuten
wurden die Kaufleute für Büromanagement.
Die damaligen Berufe seien veraltet gewesen, zudem habe der Wunsch nach flexibleren Einsatzmöglichkeiten der Bürofachkräfte bestanden, sagt Schmachtel. Inhaltlich habe sich 2014 „viel getan“, jedoch seien die Änderungen vorerst in einer Übergangsverordnung festgehalten worden. Ursprünglich sei geplant gewesen, die Neuerungen 2020 zu evaluieren und in eine modernisierte Ausbildungsverordnung zu überführen.
Wegen der Corona-Pandemie hat sich das Projekt verzögert – jetzt allerdings ist es so weit. Das Ergebnis: Die Übergangsverordnung hat sich als sehr gelungen erwiesen. Abgesehen von einigen redaktionellen Anpassungen gebe es kaum Änderungen, sagt Schmachtel. Die seit 2014 geltenden Regelungen bleiben inhaltlich weitgehend bestehen. Das Inkrafttreten der modernisierten Ausbildungsverordnung sei dennoch “ein guter Anlass, um einmal über den Beruf zu reden.“
Was bedeutet die Modernisierung der Ausbildungsverordnung für Ausbildungsbetriebe?
Für alle, die mit den Übergangsregelungen vertraut sind, die für den Ausbildungsberuf Kaufleute für Büromanagement seit 2014 gelten, ändert sich eigentlich nicht viel. Allerdings seien die damals beschlossenen Änderungen nicht überall bekannt: „Auch jetzt ist immer noch oft von Bürokaufleuten die Rede oder auch von einer Zwischenprüfung, obwohl es das alles schon lange nicht mehr gibt“, räumt Schmachtel ein.
Im Prüfungsverfahren findet inzwischen statt einer Zwischenprüfung eine gestreckte Abschlussprüfung statt. Den ersten Teil gibt es nach der ersten Hälfte des zweiten Ausbildungsjahres, den Zweiten am Ende der Ausbildung.
Außerdem sind für die Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement zehn Wahlqualifikationen eingeführt worden. Etwa zwei Drittel der Ausbildungsinhalte seien ein Pflichtcurriculum, das alle Auszubildenden lernen müssten, erklärt Schmachtel. Ein Drittel hingegen variiere je nach den Wahlqualifikationen, für die sich die Vertragspartner entscheiden.
Allerdings kommen für Unternehmen der Privatwirtschaft nur acht der zehn Spezialisierungsmöglichkeiten in Frage. Zwei der Wahlqualifikationen sind speziell für die Ausbildung im öffentlichen Dienst konzipiert. Im Ausbildungsvertrag werden zwei der Wahlqualifikationen festgelegt, die in der betrieblichen Ausbildung dann im letzten Ausbildungshalbjahr für je fünf Monate einen Schwerpunkt bilden.
Kaufleute für Büromanagement ausbilden in den verschiedenen Wahlqualifikationen
Die Inhalte der Wahlqualifikationen werden ausschließlich in der Praxis der betrieblichen Ausbildung vermittelt und nicht an der Berufsschule unterrichtet. Für die Ausbildungsbetriebe schaffe dies besondere Freiheiten und größere Spielräume, sagt Schmachtel: „Ich kann mit der richtigen Wahlqualifikation beispielweise einen Buchhalter ausbilden oder aber das Thema Buchhaltung fast komplett vermeiden.“
Seine Empfehlung: Die vorgesehenen Wahlqualifikationen am besten gleich bei der Stellenausschreibung mit angeben. Allerdings räumt er ein: „Ob die jeweilige Schwerpunktsetzung zu ihnen passt, können Jugendliche oft selbst noch nicht richtig einschätzen“.
Mögliche Wahlqualifikationen für Kaufleute für Büromanagement in Ausbildungsbetrieben der Privatwirtschaft
- Auftragsprozess steuern
- Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen
- Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen
- Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten
- Personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen
- Assistenzaufgaben übernehmen
- Öffentlichkeitsarbeit gestalten und Aufgaben des Veranstaltungsmanagements übernehmen
Mögliche Wahlqualifikationen für Kaufleute für Büromanagement in Ausbildungsbetrieben im öffentlichen Dienst
- Aufgaben der Verwaltung wahrnehmen und Recht anwenden
- Haushaltsmittel planen und bewirtschaften.
Für welche Wahlqualifikationen sich der Ausbildungsbetrieb entscheide, hänge vom jeweiligen Personalbedarf, aber auch von den Unternehmensstrukturen ab. „Nicht jeder Betrieb kann alles anbieten“, erklärt Schmachtel. Etwa gehe es bei der Wahlqualifikation Haushaltsmittel planen und bewirtschaften um kameralistisches Wirtschaften und die Planung von Haushaltsmitteln – Wissen, das in der Praxis nur der öffentliche Dienst oder die Kirchen vermitteln können.
Aber auch von acht der Wahlqualifikationen, die grundsätzlich für privatwirtschaftliche Ausbildungsbetriebe infrage kommen, könne kaum ein Unternehmen alles abdecken, sagt Schmachtel. Zwar gebe es einige Bereiche, die für fast alle Firmen relevant seien, etwa das Thema Auftragsprozess steuern. Die Wahlqualifikation Personalwirtschaft sei dagegen nur in größeren Unternehmen möglich, in denen es auch eine Personalabteilung gebe. Am seltensten werde die Wahlqualifikation Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement angeboten.
Ein Wechsel der Wahlqualifikation ist übrigens bis zum Ende des zweiten Ausbildungsjahres noch möglich. „Bis dahin kennt man sich und weiß, wo die Talente der Auszubildenden liegen“, sagt Schmachtel. Bei der Abschlussprüfung werden die Wahlqualifikationen mündlich mit zwei Prüfungsfragen oder in Reportform geprüft: „Wir raten aber immer zum Report.“ Hier führe der oder die Auszubildende je ein praktisches Projekt zum Thema der Wahlqualifikation durch und verfasse dazu einen dreiseitigen Report, der Basis des Prüfungsgesprächs sei. Der Vorteil: Die Prüfungsinhalte können hier weitgehend selbst bestimmt werden.
Auszubildende rekrutieren: Welche Skills sollten Bewerber*innen für den Beruf Kaufleute für Büromanagement mitbringen?
Um geeignete Auszubildende rekrutieren zu können, sei ein Blick auf die vorgesehenen Wahlqualifikationen wichtig: „Man muss sich im Vorfeld überlegen, wohin will ich den Azubi entwickeln, soll das zum Beispiel mehr in Richtung Buchhaltung gehen oder brauche in jemanden für den Vertrieb.“
Gerade bei Jugendlichen sei es aber oft schwer, im Bewerbungsprozess die Stärken der Bewerberinnen und Bewerber zu erkennen: „Häufig wissen die Schülerinnen und Schüler selbst noch nicht so genau, welche Talente sie haben.“ Viele Fähigkeiten würden auch erst im Lauf der Ausbildung entwickelt.
Grundsätzlich sei für den Beruf der Kaufleute für Büromanagement Kommunikationsfähigkeit von Vorteil, auch schriftlich. Kaufleute für Büromanagement sollten sicher in Rechtschreibung sein, „das ist in dem Beruf auf jeden Fall deutlich wichtiger als einigen anderen Ausbildungsberufen.“ Außerdem werde im Job meistens viel telefoniert. Eine Tätigkeit, die Schülerinnen und Schüler so aus ihrem Alltag oft gar nicht mehr kennen. „Jugendliche schicken sich Sprachnachrichten, spontane Anrufe werden tendenziell als Eingriff in die Privatsphäre empfunden“, berichtet Schmachtel.
Gefragt sei in der Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement auch Multitasking: „Man muss viele Bälle in der Luft halten.“ Beispielsweise könne es sein, dass ein Kunde anrufe, gleichzeitig ein anderer eine E-Mail schreibe und eine Nachricht im Messenger vom Kollegen komme. Die Azubis müssten dann in der Lage sein, die verschiedenen Aufgaben zu priorisieren.
Sein Tipp für Ausbildungsbetriebe: Entwicklungsziele der Auszubildenden klar festlegen und kommunizieren. „Dann kann man zusammen besprechen, wie weit man gekommen ist.“ Zum Ende der Probezeit könne man gemeinsam Bilanz ziehen.
Ausblick: Welche Zukunft hat das Berufsbild Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement?
Die neue Ausbildungsverordnung bilde das aktuelle Berufsbild der Kaufleute für Bürokommunikation gut ab, betont Schmachtel. Auch technologische Innovationen wie Künstliche Intelligenz seien auf dieser Basis ohne Weiteres in die Ausbildung integrierbar. Festgelegt würden nur die Aufgaben der Auszubildenden. Auf welche Weise die Arbeitsergebnisse erreicht würden, bleibe offen. „Wie das geschieht, steht in der Verordnung nicht drin, da kann man KI mit einbinden“, erklärt er.
Mittelfristig rechne er aber mit einer weiteren Anpassung der Ausbildungsverordnung. Unter Umständen ändere sich das Berufsbild noch einmal deutlich, wenn die zunehmende Nutzung von KI zu einer vermehrten Automatisierung von Arbeitsabläufen im Büro führe. Es sei durchaus denkbar, dass künftig ganze Tätigkeitsbereiche, für die aktuell noch viel persönliche Kompetenz nötig sei, künftig von einer KI übernommen würden. „In ein paar Jahren wird man sich die Ausbildungsverordnung sicher nochmal anschauen müssen“, glaubt Schmachtel.
